장부는 있는데 뭘 봐야 할지 모르시죠 — 사진관 1년 매출을 AI가 30분에 읽어주는 법 (프롬프트 3종)
예약 장부, 카드 매출, 엑셀 파일. 다들 갖고 계십니다. 그런데 열어본 적은 거의 없으시죠. 그 파일을 AI에 그대로 넣으면 성수기·비수기, 돈 되는 상품, 놓친 단골이 30분 만에 나옵니다. 복사해서 쓰는 프롬프트 3종을 담았습니다.
자 오늘은 도구 이야기가 아닙니다.
사장님 컴퓨터 안에 이미 있는 것, 그런데 한 번도 제대로 안 들여다본 것. 바로 장부입니다.
예약 엑셀, 카드 매출 내역, 포스 정산표. 다들 갖고 계시죠. 그런데 솔직히 여쭙겠습니다. 작년 몇 월이 제일 바빴는지, 지금 바로 말씀하실 수 있습니까?
대부분 "여름이 좀 낫고 겨울은 죽 쒔지" 정도로 끝납니다. 감으로만 아시는 거죠.
이게 아까운 겁니다. 그 파일 안에 답이 다 있는데요.
왜 지금 이 이야기를 드리냐면
예전엔 이걸 하려면 사람을 써야 했습니다. 엑셀 함수 짜고, 피벗 테이블 돌리고, 그래프 그리고요. 사장님이 그거 배울 시간이 어디 있습니까.
지금은 다릅니다. 파일을 그냥 통째로 던지면 됩니다.
챗GPT나 클로드에 엑셀 파일을 첨부하고 "분석해줘" 한 줄이면, AI가 알아서 표를 읽고 계산하고 요약해줍니다. 함수 몰라도 됩니다. 피벗이 뭔지 몰라도 됩니다.
문제는 하나입니다. 뭘 물어봐야 할지를 모른다는 것.
그래서 오늘은 질문 세 개를 그대로 드리겠습니다. 복사해서 붙여넣기만 하세요.
시작 전에 — 딱 5분만 준비하세요
거창한 거 아닙니다. 이 세 가지만 있으면 충분합니다.
- 날짜 — 촬영일 또는 결제일
- 상품명 — 돌사진, 증명사진, 가족사진, 프로필, 웨딩 등
- 금액 — 결제 금액
여기에 있으면 좋은 것들입니다.
- 고객명 또는 연락처 뒷자리 (재방문 확인용)
- 유입 경로 (네이버, 인스타, 소개 등)
엑셀이든 구글 스프레드시트든 상관없습니다. 포스에서 CSV로 내려받은 파일이면 그대로 쓰셔도 됩니다.
중요한 것 하나만 말씀드리겠습니다. 고객 이름과 전화번호는 지우고 올리십시오. 분석에 꼭 필요하지 않습니다. "고객1, 고객2"로 바꾸거나 아예 열을 삭제하세요. 손님 개인정보를 남의 서버에 올릴 이유가 없습니다.
프롬프트 1 — 언제 벌고 언제 노는지 (성수기 지도)
파일 첨부하고 아래를 그대로 붙여넣으세요.
너는 소규모 사진관의 데이터 분석가야.
첨부한 파일은 우리 사진관의 최근 1년 예약·매출 내역이야.
다음을 분석해서 알려줘.
1) 월별 매출과 촬영 건수를 순서대로 정리
2) 매출이 가장 높은 3개월과 가장 낮은 3개월
3) 비수기에 매출이 떨어지는 패턴이 상품별로 다른지
4) 위 결과를 보고, 비수기에 밀어야 할 상품 2가지 추천
전문 용어는 쓰지 말고, 사진관 사장이 바로 이해할 수 있게 설명해줘.
표 대신 문장과 목록으로 정리해줘.
여기서 나오는 답이 재밌습니다.
"3월이 비수기"라고 막연히 아셨던 게, 알고 보니 증명사진은 3월이 최고 성수기인데 가족사진이 죽어서 전체가 내려간 것일 수 있거든요. 그러면 3월엔 가족사진 광고를 접고 증명사진 쪽에 힘을 주면 됩니다.
감이 아니라 숫자로 보면 이런 게 보입니다.
프롬프트 2 — 어떤 상품이 진짜 돈이 되는지
매출 1등 상품이 이익 1등 상품이 아닌 경우, 생각보다 많습니다.
같은 파일을 기준으로 상품별 분석을 해줘.
1) 상품별 총매출, 건수, 건당 평균 단가
2) 건수는 많은데 단가가 낮은 상품
3) 건수는 적은데 단가가 높은 상품
4) 내가 시간을 더 써야 할 상품과, 줄여도 되는 상품을 이유와 함께 추천
추가로, 각 상품에 드는 내 작업 시간을 내가 알려주면
'시간당 수익'까지 계산해줄 수 있는지 알려줘.
마지막 줄이 핵심입니다.
돌사진 한 건에 촬영 1시간, 보정 3시간, 앨범 2시간 들어간다고 쳐보십시오. 증명사진은 10분에 끝나고요. 매출만 보면 돌사진이 이기지만, 시간당으로 계산하면 뒤집히는 경우가 정말 많습니다.
AI가 되묻거든 상품별로 대략 몇 시간 걸리는지 알려주세요. 정확할 필요 없습니다. 어림잡아도 결과는 나옵니다.
프롬프트 3 — 놓친 손님 찾아내기
이게 세 개 중에 제일 돈이 됩니다.
같은 파일에서 재방문 고객을 분석해줘.
(고객 구분은 익명 번호나 예약 순번으로 해줘)
1) 전체 고객 중 2회 이상 방문한 비율
2) 재방문 고객은 주로 어떤 상품에서 나오는지
3) 첫 방문 후 평균 몇 개월 만에 다시 오는지
4) 마지막 방문 이후 그 평균 기간을 넘긴 고객이 몇 명인지
마지막으로, 4번 고객들에게 보낼 문자 초안을 3가지 톤으로 써줘.
(정중한 톤 / 친근한 톤 / 짧고 담백한 톤)
각 90자 이내.
돌사진 찍은 손님은 보통 1년 뒤 돌잔치 사진이나 형제 촬영으로 다시 옵니다. 그런데 그 타이밍을 놓치면 다른 데로 가버리죠.
이 프롬프트는 "돌아올 때가 됐는데 안 온 손님" 명단을 뽑아줍니다. 그 명단에 문자 한 통 돌리는 게, 신규 광고비 쓰는 것보다 훨씬 쌉니다.
꼭 기억해두실 것 세 가지
첫째, AI가 계산을 틀릴 수 있습니다. 숫자가 이상하다 싶으면 "이 숫자 어떻게 나온 건지 계산 과정 보여줘"라고 되물으세요. 근거를 못 대면 그 숫자는 버리시면 됩니다.
둘째, 개인정보는 반드시 지우고 올리십시오. 이름, 전화번호, 주소. 분석에 필요 없습니다. 지우고 올리세요.
셋째, 한 번 만든 프롬프트는 계속 씁니다. 분기마다 새 파일 넣고 같은 질문 던지면 됩니다. 두 번째부터는 10분이면 끝납니다.
오늘 하실 일
거창하게 잡지 마십시오. 이번 주에 딱 하나만 해보세요.
포스나 예약 장부에서 최근 6개월치만 내려받아서 프롬프트 1번을 돌려보시는 겁니다.
30분이면 됩니다. 그리고 나온 결과를 보고 "어, 이거 몰랐네" 싶은 게 하나라도 있으면, 그때 2번 3번으로 넘어가시면 됩니다.
감으로 하는 장사는 잘될 때도 왜 잘되는지 모릅니다. 숫자로 보면 다음 달에 뭘 해야 할지가 보이거든요.
그 차이가 1년 뒤에 꽤 크게 벌어집니다.
참고 링크