인화지·액자 재고, AI에 발주 후보만 정리시키세요
재고 메모를 AI에 넣을 때는 단위와 확정 사용량부터 적어 주세요. 발주가 필요한 품목과 확인이 필요한 품목을 나누는 프롬프트를 준비했습니다.
인화지는 장수로, 액자는 개수로, 포장지는 묶음으로 적어 두셨다면 발주 전에 단위를 먼저 맞춰야 합니다. AI에 메모만 던지고 ‘뭐 사야 해?’라고 물으면, 한 묶음에 몇 장인지 모르는 상태에서도 수량을 제안할 수 있습니다.
사장님이 정한 기준에 따라 발주 후보를 분류하는 일부터 맡겨 보세요. 이 글은 별도 재고 프로그램을 연결하는 방법이 아니라, 문자 입력이 가능한 AI 채팅창에서 목록을 정리하는 작업입니다. AI가 창고 수량이나 거래처 재고를 직접 확인하는 것은 아닙니다.
‘남은 수량’에 예약 촬영분이 포함됐는지 적어 주세요
먼저 자주 쓰는 소모품 몇 가지를 골라 실물을 세어 보세요. 엑셀을 쓰고 계시면 해당 품목의 줄만 복사해도 됩니다. 입력에는 다음 정보를 넣습니다.
- 품목과 규격: 인화지 크기나 액자 크기를 구분합니다. 같은 이름이어도 규격이 다르면 따로 적습니다.
- 현재 재고와 단위: 장, 개, 묶음 중 무엇인지 표시합니다. 묶음을 장수로 바꾸려면 묶음당 수량도 필요합니다.
- 확정 사용량: 예약된 작업에 쓰기로 정해진 수량입니다. 이미 현재 재고에서 빼 둔 숫자라면 그 사실을 적어 이중 차감을 막습니다.
- 재고 하한: 이 수량 아래로 내려가면 발주를 검토하겠다는 사장님의 기준입니다. AI가 임의로 정하게 하지 마세요.
- 입고 예정: 주문해 둔 수량과 예정일을 별도로 적습니다. 아직 도착하지 않은 물건을 실물 재고와 섞지 않습니다.
고객 이름, 연락처, 촬영 내용은 필요 없습니다. 거래처 계좌나 계약 단가도 이번 분류에서는 빼 주세요.
채팅창에 붙여 넣을 요청문
아래 대괄호 부분을 실제 기록으로 바꾸세요. 단위가 불분명한 품목은 억지로 채우지 않고 ‘확인 필요’로 남기는 것이 목적입니다.
사진관 소모품의 발주 검토 목록을 정리해 주세요.
입력한 기록만 사용하고 수요나 거래처 조건을 추측하지 마세요.
판단 기준:
- 현재 재고는 실물 총수량이며, 확정 사용량은 아직 빼지 않았습니다.
- 가용 수량은 현재 재고에서 확정 사용량을 뺀 값입니다.
- 가용 수량이 내가 적은 재고 하한보다 작으면 '발주 검토'로 분류하세요.
- 단위가 다르거나 필요한 값이 없으면 계산하지 말고 '확인 필요'로 분류하세요.
- 입고 예정 물량은 가용 수량에 더하지 말고 별도 주의사항에 적으세요.
- 입력에 없는 품목, 발주량, 가격, 배송일을 만들지 마세요.
- 표를 쓰지 말고 품목별 불릿으로 정리하세요.
각 품목에 분류, 판단에 쓴 원래 숫자, 계산식, 확인할 점을 적어 주세요.
현재 재고에서 확정 사용량이 이미 차감된 기록이 보이면 계산을 멈추고 질문하세요.
재고 기록:
- 인화지 [규격]: 현재 [ ]장, 확정 사용 [ ]장, 하한 [ ]장, 입고 예정 [없음 또는 수량·예정일]
- 액자 [규격]: 현재 [ ]개, 확정 사용 [ ]개, 하한 [ ]개, 입고 예정 [없음 또는 수량·예정일]
이 요청문은 OpenAI의 프롬프트 작성 안내에서 설명하는 지시사항과 참고 정보의 구분 방식을 재고 정리에 적용한 예시입니다. 공식 재고 관리 기능이나 발주 정확도를 보장하는 기능을 소개하는 것은 아닙니다.
주문하기 전에는 입고 예정부터 대조하세요
‘발주 검토’는 주문 확정이 아닙니다. 이미 주문한 물건이 사용일 전에 도착한다면 추가 주문이 필요 없을 수 있습니다. 반대로 입고가 늦으면 거래처에 납기부터 확인해야 합니다.
AI가 적은 뺄셈은 계산기나 엑셀로 다시 확인하세요. 포장 단위, 최소 주문 수량, 보관 공간까지 확인한 뒤에 주문량을 정하시면 됩니다. 숫자 비교만 필요한 정형 목록이라면 엑셀 수식으로 처리하고, AI는 제각각인 메모를 같은 형식으로 정리하거나 빠진 정보를 찾는 데 쓰셔도 됩니다.
처음에는 실제 발주를 보내지 말고 기존 기록 한 장과 결과를 맞춰 보세요. 품목명이나 단위가 바뀌거나, 빈칸을 AI가 임의로 채웠다면 해당 줄은 주문 목록에서 제외해 주세요.